Dokumente und Bilder
Der Umgang mit Dokumenten und Bildern (Multimedia-Elementen) ist in der INtex Software standardisiert, gleich ob es sich um Bilder für die Ergänzung von Drucklayouts oder um Bildmaterial oder Dokumente als Teile von Datensätzen handelt.Dokument- und Bildfelder sind entsprechend betitelt und bei leeren Feldern umrahmt.
Sämtliche Befehle, die auf Dokumente und Bilder anwendbar sind, erscheinen in einem Popup-Menü, wenn das betreffende Datenbankfeld angeklickt wird.
Dokumentbefehle
Dokumente wie etwa Excel-Tabellen, Word-Dateien oder PDFs können Sie über Einfügen aus Datei ... importieren. Es erscheint ein Datei-Öffnen-Dialog.
Hier wählen Sie auf betriebssystem-typische Art und Weise eine Datei aus einem Ordner und Laufwerk aus. Welche Dateien dabei gewählt werden können, entscheidet sich über die Aufklappliste Anzeigen. Bei Dokumenten sind immer alle Dateiarten möglich.
Das Kreuzfeld Nur Verweis auf die Datei speichern entscheidet darüber, ob das Dokument tatsächlich physisch in die Datenbank übernommen wird, oder ob in der Datenbank nur ein Link auf die Datei auf der Festplatte gespeichert wird. Beide Verfahren haben Vor- und Nachteile. Bei der physischen Übernahme ist das Dokument immer verfügbar, auch wenn sich die Platzierung von Datenbank oder Dokument auf der Festplatte ändert, ja selbst dann, wenn das Ursprungsdokument auf der Festplatte umbenannt oder gelöscht wird. Schließlich steht eine Kopie in der Datenbank. Diese Kopie bläht aber bei vielen und großen Dokumenten die Datenbank auch auf und macht sie auf Dauer langsamer. Bei der Verlinkung über Verweise bleibt die Datenbank knackig klein und flink, die Verknüpfung zum Dokument kann aber durch Reorganisation der Festplatte verlorengehen.
Das importierte Dokument erscheint mit Namen und Dokumentsymbol im Dokument-Datenbankfeld. Eine Vorschau auf das Dokument ist aufgrund der vielfältig möglichen Dokumentarten nicht in der Datenbank möglich.
Eine in die Datenbank physisch importierte Dokumentdatei kann über Exportieren in Datei... jederzeit wieder auf den Desktop oder ein Verzeichnis Ihrer Wahl herausgeschrieben werden. Dadurch ist sowohl die externe Weiternutzung als auch eine Vorschau auf das Dokument über QuickView (Mac OS X) oder das jeweilige Erzeugerprogramm möglich.
Mit Datei automatisch öffnen wird das Dokument unmittelbar nach dem Export mit einem passenden Programm geöffnet.
Mit Entfernen können Sie schließlich sowohl verlinkte als auch importierte Dokumente wieder aus der Datenbank löschen - ein Rückgängig gibt es hier aber nicht.
Bildbefehle
Bilder wie etwa TIFF-Dateien, Jpeg-Bilder und PNGs können Sie über Einfügen aus Datei ... importieren. Es erscheint ein Datei-Öffnen-Dialog.
Hier wählen Sie auf betriebssystem-typische Art und Weise eine Bilddatei aus einem Ordner und Laufwerk aus. Welche Bilder dabei gewählt werden können, entscheidet sich über die Aufklappliste Anzeigen. Bei Bildern sind immer folgende Dateiarten möglich.
Das Kreuzfeld Nur Verweis auf die Datei speichern entscheidet darüber, ob das Bild tatsächlich physisch in die Datenbank übernommen wird, oder ob in der Datenbank nur ein Link auf die Datei auf der Festplatte gespeichert wird. Beide Verfahren haben Vor- und Nachteile. Bei der physischen Übernahme ist das Bild immer verfügbar, auch wenn sich die Platzierung von Datenbank oder Bild auf der Festplatte ändert, ja selbst dann, wenn das Ursprungsbild auf der Festplatte umbenannt oder gelöscht wird. Schließlich steht eine Kopie in der Datenbank. Diese Kopie bläht aber bei vielen und großen Bildern die Datenbank auch auf und macht sie auf Dauer langsamer. Bei der Verlinkung über Verweise bleibt die Datenbank knackig klein und flink, die Verknüpfung zum Bild kann aber durch Reorganisation der Festplatte verlorengehen.
Über Einfügen aus der Zwischenablage können Sie auch jedes im Clipboard befindliche Bild als physisches Bild importieren.
Das importierte Bild erscheint mit Namen und Miniatur im Bild-Datenbankfeld.
Eine Vorschau erhalten Sie über den Befehl Vergrößern ...
Ein Klick auf das Bild genügt, um die Vorschau zu verlassen.
Eine in die Datenbank physisch importierte Bilddatei kann über Exportieren in Datei... jederzeit wieder auf den Desktop oder ein Verzeichnis Ihrer Wahl herausgeschrieben werden. Dadurch ist sowohl die externe Weiternutzung als auch eine Vorschau auf das Dokument über QuickView (Mac OS X) oder das jeweilige Erzeugerprogramm möglich.
Mit Datei automatisch öffnen wird das Dokument unmittelbar nach dem Export mit einem passenden Programm geöffnet.
Mit Entfernen können Sie schließlich sowohl verlinkte als auch importierte Bilder wieder aus der Datenbank löschen - ein Rückgängig gibt es hier aber nicht.
Mit Kopieren läßt sich jedes Bild in die Zwischenablage stellen.
