Layoutänderungen
Sämtliche Optionen zur Änderung von Drucklayouts finden Sie unter Einstellungen. Hier erklären wir die grundsätzliche Vorgehensweise.In den Einstellungen finden Sie die Definition aller Drucklayouts als Kombination von formatiertem Text und Variablen in der Form
#VARIABLE#
Die Definitionen sehen ähnlich aus wie eine Serienbrief-Vorlage in Word.
Konstanten und Variablen
In diese Definitionsfelder können Sie feststehenden, konstanten Text eingeben oder Variablen. Im Beispiel sind lediglich die Betreffzeilentexte oben konstant, alle anderen Inhalte sind Variablen. Welche Variablen zur Verfügung stehen und welche Bedeutung diese haben, hängt vom Layoutbereich ab, der verändert wird. Sie finden die verfügbaren Variablen immer im gelb unterlegten Bereich rechts oder unterhalb des jeweiligen Definitionsfeldes.
Stehen sehr viele Variablen zur Verfügung, können Sie durch die Liste der Variablen durchblättern. Bisweilen ist die Auswahl der Variablen auch noch unterteilt in Gruppen, die sich oben auswählen lassen.
Achten Sie darauf, die Variablennamen exakt wie angegeben zu schreiben und in # Raute zu setzen. Sonst erkennt die Software nicht, daß es sich um eine Variable handeln soll. Sobald etwas fehlt, erscheint die Variable als konstanter Text im späteren Layout. Sie können keine eigenen Variablen definieren - diese sind fest programmiert.
Wollen Sie Variablen in der Definition wieder löschen, müssen Sie alles inclusive der Rauten löschen. Im späteren Ausdruck werden die Variablen komplett durch entsprechende Datenbankinhalte wie etwa Produktbezeichnungen und Preise ersetzt.
Textformatierung
Natürlich können konstante Texte und Variablen formatiert werden. Sie können also die Schrift ändern, Farben wählen, Größen bestimmen und vieles mehr. Entsprechende Befehle finden Sie im Format-Menü.
Über Fenster/Formatierungsleiste können Sie zudem eine Werkzeugleiste zur Formatierung einblenden.
Formatiert wird immer der gerade markierte Text, d.h. Sie können mit Cmd-/Strg-A das gesamte Feld markieren oder nur Teile davon und formatieren dann entsprechend nur Teile des Textes. Im Beispiel wurden die Betreffzeilenköpfe fett gesetzt.
Ränder und Tabulatoren
Für tabellarische Auflistungen wie etwa bei den Betreffzeilen oder in den Positionszeilen einer Rechnung können Sie linke und rechte Ränder bestimmen und Tabulatoren verwenden. Schalten Sie hierfür das Textlineal ein. Klicken Sie auf das Lineal Symbol.
Oben am Fensterrand erscheint daraufhin ein Textlineal.
Sie sehen darin linke und rechte Ränder, einen eventuellen Erstzeilen-Einzug oder -Auszug sowie die Tabulatoren, sofern der Cursor in einem Definitionsfeld steht. Mit Ctrl-Klick oder Rechtsklick über dem Textlineal können Sie die Einheitenanzeige von Pixel über Inch auf Zentimeter umstellen.
Die vorhandenen Greifer für Einzüge und Tabulatoren können Sie mit der Maus ergreifen und verschieben. Die Tabulatoren gelten dabei entweder für die aktuelle Zeile oder den markierten Textbereich. Soll Ihre Tabulatoränderung für den gesamten Block gelten, denken Sie daran, diesen vorher mit Apfel-/Strg-A auch komplett zu markieren.
Neue Tabulator-Positionen setzen Sie, indem Sie an der gewünschten Position in das Textlineal klicken. Genauer arbeiten Sie aber, wenn Sie auf das Textlineal doppelt klicken. Dann erscheint nämlich der Tabulatoren-Dialog.
in diesem Dialog können Sie je nach gewählter Einheit zentimeter- oder pixelgenau Tabulatoren setzen. Dabei gibt es Tabulatoren für linksbündige (der Standardtabulator), rechtsbündige, zentrierte und Dezimal-Tabulatoren. Letztere sind vor allem zur bündigen Ausrichtung von Euro und Cent Beträgen interessant. Die Leerräume zwischen den Tabulatoren können zudem mit einem Füllzeichen angereichert werden.
Wenn Sie auch die linken und rechten Ränder sowie Einzüge genauer bestimmen wollen, arbeiten Sie mit den Randmarkierern im Lineal. Verschieben Sie diese mit der Maus je nach Formatierungsabsicht.
Linker Einzug
Erstzeileneinzug
Rechter Einzug
Zeilenabstände und Ausrichtung können Sie für den markierten Textbereich sowohl über die Formatierungsleiste als auch das Format-Menü bestimmen.
Wichtig: Tabulatoren wirken immer nur auf eine Zeile und die Tabulator-Stopps können in jeder Zeile an anderer Stelle stehen. Nur, wenn Sie zuvor mehrere Zeilen markieren, setzen Sie identische Tab-Stopps für mehrere Zeilen. Allerdings wirken diese immer noch nur zeilenweise. Wenn Sie eine Variable einrücken wollen, deren Inhalt mehrere Zeilen haben kann - wie beispielsweise #BEMERKUNG#, dann müssen Sie diese nicht mit Tabs, sondern mit einem linken Rand einrücken. Nur dieser wirkt über mehrere Zeilen hinweg.
Tabulatoren nutzen
Um nun konstanten Text oder Variablen auf eine Tabulator-Position auszurichten, drücken Sie im Text die Tab-Taste - sollte Tab zum nächsten Datenbankfeld springen, drücken Sie Alt-Tab. Der Cursor und der Text hinter der Cursor-Position springen zur nächsten definierten Tab-Stopp-Position.
Hinweis: Unter Umständen umbricht der Text mit Tabulatoren und Variablen anders (unschön) als später der tatsächliche Ausdruck. Das hängt mit der Länge und Größe der Variablennamen zusammen. Sie können etwa bei einem Auftrag die Spalte für die Menge, wenn diese immer nur einstellig ist, sehr schmal machen. Eine 1, 2, 3 bis 9 paßt da immer noch rein. Der Variablenname #M# ist möglicherweise aber breiter als Ihre Tabulatorpositionen und überspringt dann schon die nächste Tabulatorposition. Trotzdem müssen Sie noch mit Wahl-/Alt-Tab einen Tabulator benutzen, um den weiteren Text auf die nächste Tabulatorposition zu bringen, auch wenn Sie davon scheinbar nichts sehen. Im Zweifel hilft etwas Ausprobieren, was Sie dank der Möglichkeit, jederzeit in eine PDF-Datei zu drucken, keinerlei Toner und Papier kostet.
Fazit
Die INtex Programme bieten eine breite Palette an Möglichkeiten zur Layout-Änderung. Vor allem können Sie die Ausdrucke mit Blick auf Ihre Corporate Identity in Sachen Schrift, Farben und Größen anpassen und die Inhalte auch weitgehend auf Ihre Erfordernisse adaptieren.
Folgendes geht aber nicht:
- Komplette Umordnung der Layouts, etwa von Hoch- auf Querformat
- Einbau von Grafiken innerhalb der Textblöcke oder Platzierung von Grafiken außerhalb der dafür vorgesehenen Container
- Größenänderung und Neuplazierung der Layoutblöcke - hier können Sie nur mit linken/rechten Rändern und Leerzeilen zu Beginn arbeiten.
Wenn Sie auch hier eingreifen möchten, müssen Sie im folgenden weiterlesen.
Layoutänderungen über FileMaker
In den Programmen der INtex Software (FLEX oder NET Lizenzen - siehe auch Vorteile OpenSource) haben Sie zudem die Möglichkeit, alle Bildschirmformulare, Drucklayouts und Tabellen mit einer Vollversion der Datenbank FileMaker zu verändern und zu erweitern. So können Sie etwa zusätzliche Tabellen erstellen, Berichte generieren oder andere Etikettengrößen anlegen. In den FLEX-Versionen steht dafür auch die Datei individuell.fp7 zur Verfügung. Folgende Elemente lassen sich verändern:
• Größe, Auswahl, Ausrichtung und Auszeichnung aller Texte
• Farben und Schraffuren aller grafischen Elemente und Hintergründe
• Textfarben
• Positionierung aller Texte, grafischen Elemente, Bilder und Schalter, Skalierung
• Die Tab-Reihenfolge der Datenbankfelder.
Und diese Elemente können Sie ergänzen:
• Bereits definierte Datenbankfelder
• Tasten zur Automatisierung einfacher Aufgaben
• Texte, z.B. Absenderangabe auf der Faxvorlage
• Grafiken und Bilder, z.B. Logo auf dem Briefkopf
• Neue Layouts für Eingaben, Ausdrucke oder Auswertungen
Hinweis: Die Änderung der Formulare stellt keine Geheimwissenschaft dar. Dennoch sollten Sie vorsichtshalber nur mit Kopien der Datenbankdateien arbeiten, um nicht eventuelle Schäden zu produzieren. Wir von Intex Publishing übernehmen keine Gewähr für das Funktionieren der Software mit geänderten Layouts, noch können wir mißglückte Änderungen korrigieren. Im Zweifel müssen Sie also auf die Ursprungsfassung auf der CD zurückgreifen.
Und so gehen Sie vor, um ein Layout zu verändern:
• Verlassen Sie die INtex-Anwendung.
• Starten Sie Ihre FileMaker Vollversion.
• Wählen Sie im Ablage/Datei-Menü den Befehl Öffnen.
• Im Öffnen-Dialog aktivieren Sie unter Dateiformat den Eintrag Alle verfügbaren.
• Wechseln Sie im Öffnen-Dialog in den Ordner, in dem sich die zu ändernde INtex-Anwendung befindet.
• Laden Sie die zu ändernde Datei.
• Sie erhalten nun die gewohnte Programmoberfläche. Wechseln Sie mit den bekannten Schaltflächen zur Navigation zu der Stelle im Programm, an der Sie etwas ändern möchten.
• Dort angelangt, wählen Sie im Spezial-Menü den Befehl Layout oder drücken Umschalt-Cmd-L/Umschalt-Strg-L. Um die Layoutwerkzeuge zu sehen, klappen Sie die Werkzeugleiste über das kleine Symbol links unten am Fenster auf.
Sie haben nun ähnliche Werkzeuge wie in einem Grafikprogramm zur Verfügung. Außerdem finden Sie diverse Formatierungsbefehle im Format-Menü. Anzeigeoptionen sind im Ansicht-Menü zu finden. Mehr Informationen zum Layout-Modus erhalten Sie in der Hilfe von FileMaker, die Sie der FileMaker-Download-Seite herunterladen können.
Sie müssen Ihre Änderungen nicht explizit speichern. Es reicht, wenn Sie in den Blättern-Modus wechseln, FileMaker verlassen und wieder die INtex-Anwendung starten. Diese arbeitet automatisch mit den geänderten Formularen.
Hilfe und Dokumentation
Mehr Hilfe und Dokumentation zu FileMaker finden Sie hier:
http://www.filemaker.de/help/index.html